L¡¯UCBL, pilote d¡¯une exp¨¦rimentation pour simplifier et dynamiser la recherche scientifique

En partenariat avec l¡¯INSERM, le CNRS, l¡¯INRAE, l¡¯ENS de Lyon, l¡¯INSA de Lyon et les HospicesCivils de Lyon, l¡¯UCBL a engag¨¦ un travail de concertation et d¡¯analyse approfondi, soutenu par des comit¨¦s de pilotage, groupes de travail et retours des ¨¦quipes de recherches des unit¨¦s mixtes de recherche dont l¡¯UCBL est tutelle. Les r¨¦sultats des travaux men¨¦s depuis un an au sein du consortium ont permis de premi¨¨res avanc¨¦es notables dans la simplification d¡¯une s¨¦rie de proc¨¦dures administratives?: 

a. Mesures act¨¦es 

1. Simplification des justificatifs pour frais de mission : un d¨¦cret national, publi¨¦ en juillet 2024, simplifie les remboursements des frais de mission, r¨¦duisant le temps de traitement et la charge administrative pour les personnels et permettant d¡¯aboutir ¨¤ une harmonisation des pratiques entre les tutelles (suppression par exemple de l¡¯obligation de fournir des justificatifs de repas effective pour l¡¯UCBL depuis 2015). 

2. G¨¦n¨¦ralisation de la carte achats : la g¨¦n¨¦ralisation et la simplification de l¡¯utilisation des cartes achats sont d¨¦ploy¨¦es pour la grande majorit¨¦ des partenaires. Cette g¨¦n¨¦ralisation pour une attribution ¨¤ la demande des DU est en d¨¦ploiement ¨¤ l¡¯UCBL.  

3. Suppression de l¡¯obligation des 3 devis : pour des achats inf¨¦rieurs ¨¤ 40?K€ (25?K€ pour l¡¯INSERM), la proc¨¦dure est all¨¦g¨¦e avec la suppression des devis multiples (mesure en vigueur au sein de l¡¯UCBL qui a supprim¨¦ l¡¯obligation des trois devis dans le cadre du plan de simplification de la cha?ne financi¨¨re et comptable), permettant un gain de temps significatif sur les proc¨¦dures d¡¯achats. 

4. Adh¨¦sion aux soci¨¦t¨¦s savantes : les proc¨¦dures en place pour chaque tutelle pour adh¨¦rer aux soci¨¦t¨¦s savantes seront communiqu¨¦es aux chercheurs afin de favoriser l¡¯adh¨¦sion ¨¤ ces soci¨¦t¨¦s dans le cadre des activit¨¦s de la recherche. En particulier, l¡¯UCBL autorise la prise en charge par l¡¯¨¦tablissement des adh¨¦sions. 

5. Simplification des facturations entre plateformes et UMR : la mise en place de projets de coop¨¦rations public-public, dans le cadre des plateformes et de leur facturation entre les diff¨¦rentes tutelles, permet la facturation sans avoir recours ¨¤ un march¨¦.  

6. D¨¦l¨¦gations de signature pour engagement financier et missions : la d¨¦l¨¦gation est harmonis¨¦e et peut ¨ºtre donn¨¦e ¨¤ des personnels de cat¨¦gorie A et B et ayant pour employeur un autre ¨¦tablissement que le d¨¦l¨¦gant.  

7. Utilisation des CDI de mission, contrats de projet?: l¡¯utilisation des CDI de missions et contrats de projet fera l¡¯objet d¡¯une campagne d¡¯information, apr¨¨s avis de la commission de recherche, pour en encourager l¡¯utilisation lorsque les conditions sont r¨¦unies (notamment dur¨¦e des financements obtenus). La note de cadrage de la politique ressources humaines 2024-2025 de l¡¯UCBL inclue d¡¯ores et d¨¦j¨¤ les modalit¨¦s de d¨¦ploiement. 

8. Formations communes et des nouveaux entrants permanents?: un travail de communication sur les formations propos¨¦es dans le cadre du catalogue Convergence est initi¨¦. Des formations communes commencent ¨¤ ¨ºtre propos¨¦es entre partenaires. Une strat¨¦gie pour la mutualisation des formations aux nouveaux entrants permanents et aux DU est en cours de d¨¦finition. 

9. Signature des accords de confidentialit¨¦?: afin de simplifier et d¡¯acc¨¦l¨¦rer les proc¨¦dures sur la signature des accords de confidentialit¨¦, une convention a ¨¦t¨¦ sign¨¦e entre LIP et l¡¯UCBL, d¨¦l¨¦gant ¨¤ LIP la signature des conventions de l¡¯¨¦tablissement. Des d¨¦l¨¦gations similaires aux filiales existent au niveau de l¡¯INSERM et de l¡¯INSA. 

10. Paiement des participants ¨¤ des protocoles RIPH : la proc¨¦dure de paiement des participants aux protocoles RIPH dans les essais cliniques ambitionne d¡¯¨ºtre simplifi¨¦e dans le cadre des exp¨¦rimentations ¨¤ dimension cons¨¦quente, r¨¦duisant ainsi les d¨¦lais et les complications administratives. Il est possible de faire appel ¨¤ une soci¨¦t¨¦-tierce afin de cr¨¦er un unique fournisseur pour l¡¯ensemble de l¡¯exp¨¦rimentation (proc¨¦dure utilis¨¦e le cas ¨¦ch¨¦ant par l¡¯INSERM). Une r¨¦flexion est ¨¦galement en cours pour simplifier les proc¨¦dures en interne. 

b. Mesures en d¨¦ploiement, faisant l¡¯objet d¡¯une note inter-tutelle en cours de r¨¦daction 

1. Ordre de mission unique : une note est en cours de r¨¦daction pour permettre l¡¯auto-suffisance d¡¯un ordre de mission du financeur, dans le cas d¡¯une mission financ¨¦e sur des cr¨¦dits diff¨¦rents de ceux de l¡¯employeur. Cela simplifiera consid¨¦rablement les d¨¦marches pour les missions en ¨¦vitant une double proc¨¦dure de demande.  

2. Conventions de reversement?: une convention-cadre est en cours de r¨¦daction pour autoriser les reversements sans convention en dessous d¡¯un seuil de 100?000€ pour les projets scientifiques.  

c. Mesures en d¨¦veloppement, ayant obtenu l¡¯aval du COPIL de l¡¯exp¨¦rimentation 

1. ?quipe volante pour remplacement des absences temporaires : un projet pilote vise ¨¤ constituer un ¨¦quipe volante multi-tutelles pour g¨¦rer les absences temporaires, assurant ainsi la continuit¨¦ des activit¨¦s administratives en support ¨¤ la recherche. L¡¯¨¦quipe volante pr¨¦existante au CNRS sera renforc¨¦e a minima par des moyens UCBL. 

2. Seuil des immobilisations : afin de r¨¦duire la lourdeur administrative associ¨¦e ¨¤ l¡¯¨¦quipement des laboratoires, la prise en compte de l¡¯inflation depuis la fixation de son seuil ¨¤ 800€, l'UCBL instruit la possibilit¨¦ de s¡¯aligner vers les seuils d¡¯immobilisation des ONR, mieux-disantes, en ¨¦levant celui-ci ¨¤ 1500€ pour les achats scientifiques (hors immobilier et informatique). 

3. Signature ¨¦lectronique?: la signature ¨¦lectronique se d¨¦ploie ¨¤ un rythme diff¨¦rent selon les partenaires. Il a ¨¦t¨¦ demand¨¦ de prioriser la signature ¨¦lectronique pour les conventions de stage. 

4. T¨¦l¨¦travail des doctorants : en suivant les pratiques install¨¦es par les ONR et l¡¯ENS, mieux-disantes, un cadre formalis¨¦ pour le d¨¦ploiement du t¨¦l¨¦travail des doctorants est en cours de finalisation pour l¡¯UCBL, d¨¦finissant un forfait de jours flottants. 

5. Carri¨¨re des MCU et PUPH?: dans l¡¯objectif de faciliter les modulations entre recherche/enseignement/pratique hospitali¨¨re pour les MCUPH et PUPH, un GT d¨¦di¨¦ a ¨¦t¨¦ mis en place pour r¨¦fl¨¦chir aux possibilit¨¦s et maintenir le lien avec la r¨¦flexion nationale en cours pour la simplification. 

6. DIALOG?: le travail pour le d¨¦ploiement de l¡¯outil sur l¡¯ensemble des unit¨¦s du site est en cours. 

Des remont¨¦es aux GT nationaux? 

1. Seuil des march¨¦s publics pour les achats scientifiques : une r¨¦vision des seuils permet d¡¯¨¦viter la proc¨¦dure lourde de mise en concurrence pour les achats scientifiques, simplifiant ainsi les acquisitions de mat¨¦riel. 

2. Continuit¨¦ des financements?: afin de fluidifier le d¨¦veloppement et la conduite des projets obtenus sur appel ¨¤ projet, et de permettre ¨¤ la recherche de s¡¯inscrire dans un temps long, il s¡¯agit de faire valoir une option de continuit¨¦ des financements sur la base d¡¯un dossier r¨¦duit. 

3. Recherche humaine et animale?: une r¨¦flexioCertaines mesures, vectrices d¡¯une simplification significative des proc¨¦dures, n¨¦cessitent un arbitrage au niveau national pour prendre effet. Des GT nationaux, organis¨¦s par France Universit¨¦ d¡¯une part et par l¡¯IGESR d¡¯autre part, permettent aux repr¨¦sentants de l¡¯exp¨¦rimentation sur le site lyonnais de rendre visible et d¡¯inciter ¨¤ travailler sur des aspects cl¨¦s du quotidien des activit¨¦s de recherche.  n pour la simplification et l¡¯explication des proc¨¦dures pour les autorisations en recherche humaine, recherche animale et l¡¯utilisation des d¨¦chets humains sera soumise lors des GT nationaux. 

4. Guichet unique FSD : avec une r¨¦flexion pour un guichet ou d¨¦cision unique. Il s¡¯agit de permettre une gestion simplifi¨¦e, centralis¨¦e et transparente des demandes effectu¨¦es aupr¨¨s des fonctionnaires s¨¦curit¨¦ d¨¦fense. 

L¡¯UCBL poursuit activement son engagement dans cette exp¨¦rimentation pour transformer durablement les pratiques administratives et offrir un environnement plus favorable ¨¤ la recherche. 

Le pr¨¦sident de l¡¯Universit¨¦ Claude Bernard Lyon 1, Fr¨¦d¨¦ric Fleury, exprime sa gratitude envers l¡¯ensemble des personnels de l¡¯universit¨¦ impliqu¨¦s ainsi qu¡¯aux ¨¦tablissements partenaires pour leur engagement en faveur de ces d¨¦marches de simplification. Il tient ¨¦galement ¨¤ remercier tout particuli¨¨rement Philippe Dugourd, Directeur de l'Institut Lumi¨¨re Mati¨¨re, charg¨¦ de piloter ce projet.